Hoe organiseer je een goed evenement?

Kun jij je nog dat ene feest herinneren? Dat evenement waar je nog heel lang over hebt nagepraat? Die partij die je helemaal opnieuw beleefd als je er aan terug denkt? Dat feest waar je nog steeds een lekkere kriebel van in je buik krijgt? Bij dat evenement zullen de volgende items allemaal goed geregeld zijn geweest. Ik neem je in deze blog mee en geef je 5 basis tips om jouw feest te laten slagen.

1. Ontvangst

Jouw gast wil lekker binnen komen en zich welkom voelen op jouw evenement.

Denk ten eerste na over hoe jouw gasten zullen arriveren. Komen ze met de auto, openbaar vervoer of op de fiets? En in welk tijdsbestek? Is het duidelijk waar ze heen moeten? Waar en hoe parkeren ze? Komen ze allemaal tegelijk of in kleine groepjes? Waar moeten ze vervolgens naar toe? Zorg dat de gast op de hoogte wordt gesteld. Dit kan (gedeeltelijk) vooraf in de uitnodiging maar ook met bijvoorbeeld borden op de plaats zelf.

Dan kom je als gast binnen en is het heerlijk als je ontvangen wordt. Dit kun je op verschillende manieren invullen. Ook is het prettig als duidelijk is waar je bijvoorbeeld je jas mag hangen. Ook is iedereen onderweg geweest en heeft vaak zin in iets, daarnaast is het in de meeste gevallen prettig om niet met lege handen te staan. Dus denk na over een eventueel welkomstdrankje.

De eerste indruk is een feit!

2. Eten en drinken

De invulling van eten en drinken is bij elk evenement anders, maar wees je bewust van een aantal zaken.

Op welk moment van de dag is jouw partij? 

Zit hier een eetmoment zoals ontbijt, lunch of diner bij? Zorg dan dat je dat ook serveert.

Wat communiceer je naar de gasten? 

Is duidelijk dat bijvoorbeeld een diner is inbegrepen? Of dat er alleen hapjes worden geserveerd en de gasten wellicht thuis nog moeten eten. Zorg dat je aan de verwachtingen voldoet. 

Met welke temperaturen heb je te maken?

Heb je bijvoorbeeld een feest buiten en wordt er ruim 30 graden voorspeld? Zorg dan dat je gasten niet lang zonder drank hoeven te zijn en extra water is ook prettig. Of is het buiten heel koud? Dan is thee, koffie en/of misschien warme chocomel en glühwein wel een goede optie.

Het eten moet ook kloppen. Is jouw feest op een kasteel en vraag je jouw gasten om in gala te komen? Dan is het in de meeste gevallen niet gepast om een frietkar in te huren. Maar organiseer je een evenement in festival setting? Dan is een frietkar waarschijnlijk top en is het niet handig om een walking diner te serveren.

Het lijkt logisch, maar wel goed om over na te denken!

3. Temperatuur en licht

Als gast wil je het zeker niet koud hebben, niets is dan comfortabel en je kunt totaal niet genieten van hetgeen er gebeurt. Dit geldt uiteraard ook als het ergens veel te warm is. De aandacht is niet meer bij het evenement, maar bij jezelf.
Ik begrijp dat je dit niet altijd in de hand hebt, maar zorg dat je op het moment zelf nog iets kunt doen zoals bijvoorbeeld een raam (doek) open zetten of een warmtekanon binnen rijden.

Ook het licht moet kloppen, zorg voor de juiste sfeer. Vindt jouw feestje plaats in een figuurlijk buurtcafé in een woonwijk in Spanje? Dan kom je waarschijnlijk goed weg met een paar TL lampen. Maar als je een romantisch sfeertje wil creëren, zorg dan dat je licht hebt dat je kunt dempen.

Soms zijn de dingen gewoon goed zoals ze zijn, maar sta er even bij stil.

4. Verrassende elementen

Voor elke evenement is het tof als het ‘WHOW’ effect wordt bereikt bij de gasten. Dat ze hier nog lang over napraten en terug verlangen. Daarom is het goed om na te denken hoe je dit wil bereiken.

Je kunt een lokale DJ regelen en dit kan perfect zijn, maar je kunt ook bijvoorbeeld Dennis van der Geest of 538 organiseren. Je kunt je buurman vragen om foto’s te maken, maar je kunt ook een professional inhuren zodat je gasten na het evenement enorm verbaasd zijn. Bij het ontvangst kun je zelf gaan staan, maar je kunt ook een gaaf typetje neerzetten. Bij de slotact kun je sterretjes regelen, maar je zou ook vuurwerk in kunnen zetten.

Alles valt of staat uiteraard met je budget, je gasten en je type feest. Maar wees je er bewust van dat je met 1 of 2 gave elementen de juiste snaar weet te raken bij jouw gasten.

Weet jij je gasten te verrassen?

5. Afscheid

En dan is het zover, jouw feest is voorbij en je gasten gaan weer naar huis. Om ze dat te gekke gevoel van dat toffe evenement te laten vasthouden, moet ook dat kloppen.

Zorg dat ze hun jas goed terug kunnen vinden, maar ook dat ze weten hoe ze bij hun auto moeten komen en dat ze niet door de modder hoeven te lopen bijvoorbeeld.

Bij sommige feestjes is het tof als er een aandenken is zoals een toffe foto, goodybag of ander cadeautje. Maar ook dit is uiteraard afhankelijk van het type evenement en het soort gasten, soms is de juiste routing al helemaal top en voldoende.

Zwaai jij je gasten met een goed gevoel uit?

Hopelijk kun je vooruit met deze tips! En weet jij een top feestje je te organiseren.

Maar mocht je nog steeds denken: ‘Hoe dan?’ Of: ‘Waar haal ik de tijd vandaan?’ Ik help je graag, stuur een bericht via mijn contactformulier en je hoort snel van mij.