Het begin
Het is mei 2020 en onze dochter Anne heeft zwemles op Zwemschool De Hoefsevonder in Berlicum. Eén van haar leraressen is Margit, de eigenaresse van de zwemschool. Op een zondag word ik naar binnen geroepen en ik ben in de veronderstelling dat het gaat over de vorderingen van Anne. Maar Margit heeft gehoord dat ik mijn eigen bedrijf als eventmanager aan het opstarten ben en wil weten of ik interesse heb in de organisatie van haar bruiloft in maart 2021. Ze ziet door de bomen het bos niet meer en zoekt iemand die structuur kan aanbrengen.
We zijn een week later in gesprek gegaan en Margit heeft al haar wensen op tafel gelegd. Thuis op de boerderij in een tent trouwen, borrelen, dineren met 70 gasten en feesten met in totaal 135 gasten. Ook werd het budget besproken en ik had toen al door dat dit een grote uitdaging zou worden.
Toen ik begreep dat haar aanstaande echtgenoot Erik het bedrijf Marble IT heeft in het bouwen van websites was de barterdeal zo gemaakt. Ik zou een te gekke website krijgen en voor het bruidspaar waren de eerste kosten bespaard omdat ik in ruil daarvoor hun bruiloft zou regelen.
Er volgde al heel snel een tweede grote besparing, want ik vroeg hen waarom ze perse in een tent wilde trouwen? Er staan een aantal prachtige stallen op het terrein met te gekke balkenplafonds daarin, waarom niet daar? Zo hadden ze nog nooit naar hun eigen terrein gekeken, maar ze zagen wel in dat wel eens heel tof zou kunnen zijn.
Samenwerkingen
Het bruidspaar heeft zelf een aantal wensen. Zo willen ze heel graag dat Jasper Loeffen hun foto’s gaat maken die dag. Ook is al vastgelegd dat Richard, die ooit ‘t Kleijn Geluck in Son en Breugel had, het diner gaat verzorgen.
Door met een collega eventmanager te sparren, kom ik in contact met PartyTime en ga ik hier een offerte opvragen om in beeld te krijgen wat de kosten zijn voor het inhuren van alle materialen. Hier word ik gekoppeld aan Corine, we hebben meteen een klik waardoor we een basis leggen voor een hele fijne samenwerking.
Het plaatje van de dag wordt steeds duidelijker, inmiddels is duidelijk welke stal het gaat worden. Er wordt een vriendin gevraagd om de aankleding te doen. Maar gedurende het proces wordt wel duidelijk dat zo’n stal niet alleen met een paar houtblokken en bloemenvaasjes aan te kleden is. Of ik nog een professioneel styliste weet en die ken ik wel. De samenwerking met Nadja van Stylingbaas is ook geboren.
Dan kom ik in contact met Ben van Ben’s Favourites en die vraagt of ‘mijn’ bruidspaar al wijn heeft uitgekozen. Hij biedt ze een wijnproeverij aan. Dit wordt een gezellige avond waar ik ook aan mag sluiten en waar het bruidspaar aangenaam wordt verrast door de wijnkeuzes van Ben. Als snel is bepaald welke wijnen er worden geschonken op de bruiloft en dat Ben deze gaat leveren.
Ook word ik om advies gevraagd als het gaat om de keuze voor de BABS. Het bruidspaar wil gebruik maken van degene die in dienst zijn van de gemeente. Ik ken er twee van de vier en op basis van mijn kennis wordt er een keuze gemaakt voor Roy.
Inmiddels heeft het bruidspaar de kerkdienst geregeld en muziek voor beide ceremonies, is er horecapersoneel gevraagd en komt alles samen in het draaiboek. Ik plan gesprekken in met alle leveranciers en zorg dat alle neuzen dezelfde kant op staan.
Ook hebben we moeten schakelen in verband met alle corona maatregelen. De feestavond wordt definitief uit het programma geschrapt en de dag wordt verplaatst van 19 maart 2021 naar 9 juli 2021.
De start van de grote dag
Na meer dan een jaar aan voorbereiden, is het dan eindelijk zover. De stal is leeg en schoon en kan verder worden aangekleed, de bar en de keuken zijn ingericht, alles is geleverd of ingekocht, iedereen is op de hoogte van zijn taken die dag en het bruidspaar heeft er zin in.
Als ik om 8u in de ochtend arriveer zit Margit al in de make-up en is haar haar al gedaan. Erik is nog de laatste dingen in de stal aan het opruimen en die stuur ik dus heel snel naar huis. Nadja arriveert en start met de verdere aankleding van de stal. Ook Jasper komt aan en die begeleid ik naar de diverse ruimten waar het bruidspaar is. De uitvoering is begonnen en ik loop te stuiteren, hier word ik dus echt heel blij van. (meer over mij)
Ik zorg dat Erik pas richting Margit gaat als zij er helemaal klaar voor is en ook de familie op zijn plaats staat. Ik begeleid de fotoshoot met de familie, zorg dat de familie daarna wat te drinken heeft en ga Nadja helpen met de ceremonie setting. Inmiddels arriveert het eerste horecapersoneel en geef ik instructies. De lunch wordt geleverd en die zetten we klaar.
Het bruidspaar komt terug van hun fotoshoot op locatie en er is heel even rust.
Het officiële moment
De BABS arriveert en daar neem ik nog wat details mee door. Ondertussen stromen de gasten binnen en die worden naar hun plaatsen begeleid. Ik check of de rozenblaadjes klaar staan en of het neefje en nichtje er zin in hebben en weten wat ze mogen doen. Staat het bruidspaar klaar? Yes, de eerste ceremonie kan van start gaan. Er worden mooie woorden gesproken. Halen we het binnen de tijd? Even de BABS erop wijzen dat hij het niet te lang moet maken. Staat inmiddels het taartenbuffet ook klaar?
Na het taartmoment is het tijd om aan te geven dat de gasten zich klaar mogen gaan maken. Ze gaan te voet naar de kerk, waar de kerkelijke inzegening zal plaatsvinden. Zijn ze op tijd vertrokken? Hop hop, gas erop, want de stal moet nu omgebouwd worden naar een dinersetting. Ondertussen is Richard er en start met de voorbereidingen van het diner.
Een app, jeetje, zijn ze nu al op de terugweg? Dat is vroeger dan gepland. Kom jongens, even gas geven, we moeten champagne gaan schenken, de gasten komen er al aan.
Het personeelseten blijft even staan en we zorgen dat de gasten met een bubbel welkom worden geheten.
Het diner
Tijdens het diner blijf ik continu schakelen met de bediening en de keuken. Hoe ver zijn de gasten? Hoe lang duurt de speech? Kunnen de borden worden ingelopen? Wanneer mogen we de borden uithalen? Waar zitten de gasten met diëten? Heeft iedereen voldoende drank?
Dan komt er een gast naar me toe en die vraagt of hij ook nog een speech mag geven. Hij is zo geïnspireerd door hetgeen dat er al is gezegd. Wel moet hij nog even wat voorbereidingstijd hebben. Ik schakel weer met de keuken en de bediening, check of de gasten niet te onrustig zijn en laat ook hem zijn woordje doen net voor het hoofdgerecht.
Als het nagerecht al uitgelopen wordt, zie ik de bruidegom ineens met een cadeau onder zijn arm richting zaal lopen. Wat is dit? Heb jij veel tijd nodig? Ik denk dat hij even zijn ouders in het zonnetje wil zetten, maar ik heb het mis. Margit en Erik bedanken mij ten overstaan van alle gasten. Geven aan dat ik van enorme toegevoegde waarde ben geweest en ik krijg een supergaaf cadeau aangeboden. Een schilderij met de plattegrond van Berlicum waarop een pin staat van de plaats van de boerderij, hun namen, de datum van de bruiloft, mijn logo en daarbij staat ‘oe urste’! Een grotere waardering had ik me niet kunnen wensen. Heel graag gedaan en ik heb enorm veel geleerd en genoten.
Op naar nog heel veel andere gave evenementen! Heb jij nog hulp nodig? Ga naar de contactpagina en ik laat zo snel mogelijk van me horen.
